Antes de vaciar el archivador de un ejercicio, comprueba qué documentos respaldan las cuentas y las declaraciones del negocio. En España, los plazos mercantiles y fiscales parten de fechas distintas. Conviene calcularlos antes de decidir qué conservar, qué encuadernar para consulta y qué se puede eliminar.
Qué documentación del negocio debe conservarse
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar ordenados los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio. Además de los libros contables que correspondan, guarda las facturas recibidas y las copias de las emitidas, los contratos, los albaranes y los justificantes de cobro o pago que respalden las operaciones.
Las sociedades mercantiles deben conservar también sus libros de actas y, según su forma social, el registro de socios o de acciones nominativas. Si trabajas como autónomo, los libros contables o registros fiscales exigibles dependen de la actividad y del régimen tributario.
Plazos mercantiles y fiscales y desde cuándo se cuentan
Plazo mercantil: el artículo 30 del Código de Comercio fija seis años desde el último asiento practicado en los libros, salvo que se aplique otra disposición. El cese de la actividad no extingue la obligación. Si una sociedad se disuelve, la conservación corresponde a los liquidadores.
Plazo fiscal: como regla general, Hacienda dispone de cuatro años para determinar la deuda tributaria. Según los artículos 66 y 67 de la Ley General Tributaria, el cómputo empieza al día siguiente de vencer el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación. Una actuación de comprobación notificada puede interrumpirlo y reiniciar la cuenta conforme al artículo 68.
El artículo 66 bis prevé diez años para iniciar la comprobación de determinadas bases, cuotas o deducciones compensadas, aplicadas o pendientes. Se cuentan desde el día siguiente al vencimiento del plazo de declaración del periodo en que se generó el derecho.
Cómo mantener accesibles los documentos en papel y en digital
En papel, separa los originales de las copias de trabajo y guarda juntos los documentos de cada operación o anota dónde encontrar sus anexos. Usa armarios secos y evita perforar firmas o sellos.
Si recibes facturas electrónicas, guarda los archivos en su formato original y, cuando proceda, los datos para verificarlos. Los artículos 20 y 21 del Reglamento de facturación exigen preservar la autenticidad, la integridad y la legibilidad, y facilitar el acceso a la Administración tributaria sin demora injustificada.
Papel y cartón para encuadernar copias de consulta
Encuadernar ayuda a manejar copias que se consultan a menudo, como listados de facturas, extractos para conciliar cuentas y anexos de cierre. El deber legal es conservar la documentación ordenada. La encuadernación es una forma de organizarla.
Para un cuaderno fino suele bastar una cubierta flexible. Si el volumen es grueso o pasa por varias manos, una tapa rígida protege mejor las esquinas. Comprueba que el cuaderno abra sin forzar el lomo.
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Cómo clasificar y rotular los volúmenes por ejercicio
Empieza por separar la documentación de cada empresa o actividad y ordénala por ejercicio. Dentro de cada ejercicio, agrúpala por tipo: facturas emitidas, facturas recibidas, bancos y contratos, por ejemplo. Si una serie ocupa demasiado, divídela por trimestre o por intervalo de numeración. Un lomo con "2025 / Facturas recibidas / abril a junio / tomo 2 de 4 / copia de consulta" permite localizar el volumen sin abrirlo.
Pon un índice al principio de cada tomo y anota dónde están los originales, incluidos los anexos. Si una factura está en el segundo tomo y su contrato se conserva en otro expediente, deja la referencia en ambos sitios. Aplica la misma numeración al archivo digital para que puedas localizar los documentos desde el índice en papel y desde el buscador. Mantén una copia de seguridad separada y prueba de vez en cuando que puedes restaurar y abrir los archivos.
Si debes legalizar libros obligatorios, guarda el fichero presentado y el justificante del Registro Mercantil. El artículo 18 de la Ley 14/2013 establece su legalización telemática tras cumplimentarlos en soporte electrónico, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. El volumen impreso puede servir para consulta interna, pero no sustituye ese trámite.
Reserva un campo en el inventario para la fecha de revisión del archivo. Si un contrato sigue en vigor o un justificante respalda una deducción pendiente, anótalo junto a su ubicación. Así evitas descartar un tomo entero solo porque ha llegado la fecha de revisar el ejercicio que figura en el lomo.
Qué revisar antes de eliminar originales o copias
Revisa cada serie documental antes de fijar una fecha de eliminación. Una factura de compra puede estar sujeta tanto al plazo mercantil como al fiscal. Aunque haya vencido uno, debes conservarla mientras siga vigente el otro o si resulta necesaria para justificar una operación con efectos en un ejercicio todavía comprobable. Es lo que puede ocurrir con la factura de una máquina que sigue amortizándose. El artículo 70 de la Ley General Tributaria regula la conservación y justificación de datos de periodos prescritos que afectan a otros aún abiertos.
Para hacer esa revisión, busca la fecha del último asiento de los libros y el vencimiento de la declaración a la que sirve de soporte cada documento. Si has recibido una notificación de Hacienda, comprueba a qué impuesto y periodo se refiere antes de recalcular el plazo. La fecha impresa en la factura o en el lomo del archivador no basta para decidir.
Antes de tirar un original en papel, averigua qué valor tiene y si existe un procedimiento que permita sustituirlo. Una foto o un escaneo corriente facilita la consulta, pero no equivale por sí solo a una digitalización certificada. En el caso de las facturas, el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 permite prescindir del papel a efectos tributarios si la digitalización cumple sus requisitos, entre ellos el uso de software homologado. Revisa por separado si necesitas el original por otros motivos, por ejemplo para acreditar una firma o defender una reclamación.
Si hay una inspección, una reclamación o un litigio abierto, aparta la documentación relacionada antes de hacer limpieza. Cuando solo quieras retirar duplicados, comprueba que la versión que queda contiene todas las páginas, anexos y firmas. Guarda una nota con la serie, el periodo, la fecha de retirada y el motivo. Si vas a desechar copias con datos personales, destrúyelas de forma segura.
